Dans le cadre de la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises, établissements scolaires, associations ont demandé à leurs employés de travailler à distance. En quelques heures, cette nouvelle organisation du travail est devenue la norme, sans que le contour n’en soit toujours clairement défini.

Pour certaines entreprises, un accord ou une charte du télétravail existe déjà. Les salariés peuvent donc s’y référer et trouver une partie des réponses à leurs interrogations. Pour autant, un cadre juridique ne se substitue pas à un accompagnement managérial.

Pour d’autres, aucune précision particulière ne leur a été transmise lorsqu’ils sont rentrés à domicile avec leur outil de travail, dans le cadre du confinement décrété le 16 mars 2020 par le gouvernement pour lutter contre le COVID-19. Il est donc important de préciser les conditions de sa réalisation.

Pendant cette période, à défaut d’accord ou de charte, l’employeur doit anticiper et répondre aux besoins et demandes des salariés :

Comment sont gérés les dysfonctionnements informatiques : coupure réseaux, problèmes techniques… ? Une personne ressource a-t-elle été désignée pour traiter ces questions ?

Les frais occasionnés par le télétravail vont-ils ou non faire l’objet d’une prise en charge par l’entreprise ?

Comment l’employeur accompagne-t-il ses salariés à distance ?

Ces questions, fréquentes, peuvent amener l’employeur à devoir, rapidement, prendre les mesures nécessaires, les présenter pour avis au CSE, et en informer les salariés.

Au-delà, il est également essentiel de maintenir le lien social et d’apporter une véritable écoute aux salariés.

A cette fin, vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour accompagner les salariés dans cette période.

Cette période très particulière doit paradoxalement amener managers et salariés à renforcer leurs liens, à rester en contact. Les conseils qui suivent ont pour but de guider l’employeur dans la gestion de ses équipes.

En télétravail, le temps d’interaction avec vos salariés est moins important qu’habituellement.

Cette organisation du travail vous permettra pourtant, peu à peu, de recueillir des informations sur leur fonctionnement : certains, extravertis, privilégieront les échanges téléphoniques. D’autres, plus introvertis, les échanges de courriels.

Leur façon de communiquer vous aidera à comprendre comment ils aiment travailler.

Vous pourrez ainsi, par exemple, interagir avec des salariés extravertis grâce à la visioconférence ou aux appels téléphoniques en vidéo (zoom, skype…). Les salariés ayant un faible degré d’extraversion devront peut-être, quant à eux, être sollicités de façon plus régulière.

Un des avantages du télétravail est de pouvoir permettre aux salariés d’organiser leur journée comme ils le souhaitent, de façon à obtenir le meilleur équilibre possible entre vie privée et vie professionnelle. Certains s’occupent de leurs enfants le matin, d’autres font de l’exercice… Le travail à domicile leur offre une large flexibilité.

En conséquence, ne jugez pas trop vite vos salariés parce qu’ils ne sont pas sur un rythme classique.

Evaluez leurs performances à partir des résultats obtenus et non en fonction de la manière dont ils les ont obtenus.

Vous devez faire confiance à vos salariés pour qu’ils soient productifs. Chacun de vos salariés a un rythme et une capacité de travail différents.

La clé du succès du télétravail est la confiance – confiance sur le fait vos salariés font leur travail, même si leur capacité de travail n’est pas la même que la vôtre.

Si un salarié abuse de cette confiance, il sera bien entendu question d’un entretien pour recadrer la situation. Mais il est en tous cas inutile de mettre en place des contrôles constants et intempestifs pour vérifier si le salarié travaille, d’autant plus que le confinement implique pour beaucoup de salariés l’accompagnement de leurs enfants dans leur scolarité. Ce type de méthode est même contre-productif, voire destructeur.

L’une des mesures les plus importantes qu’un responsable puisse prendre consiste à structurer les moyens d’interaction sociale des employés lorsqu’ils travaillent à distance. Pour maintenir l’engagement des salariés, il est important d’organiser de fréquentes réunions, hebdomadaires ou quotidiennes, y compris des entretiens individuels, des points de situation (mais sans en faire trop !), et plus encore. Encouragez vos travailleurs à distance à avoir également des entretiens individuels entre eux. Cela les aidera à rester « au courant » et à établir des relations. D’autres outils (réseaux sociaux, Zoom, skype…) permettent également des échanges instantanés et quotidiens. Utilisez la technologie qui vous conviendra le mieux. Non seulement elle accroît la collaboration et la connectivité, mais elle offre également des possibilités de renforcer la cohésion et le plaisir.

Il est important de fixer et de communiquer des attentes claires sur la façon dont vous évaluerez les performances des salariés et sur la façon dont vous souhaitez fonctionner pendant cette période : Périodicité des points de situation, respect des délais… Fixez un calendrier de communication idéal pour vos travailleurs à distance. Par exemple, utilisez une vidéoconférence pour un briefing matinal.

De même, vous pouvez indiquer à vos employés le meilleur moyen et le meilleur moment pour vous joindre pendant la journée de travail.

Nous savons tous qu’il existe de nombreuses incertitudes liées à l’évolution du COVID- 19. Il est donc important pour les employeurs de reconnaître le stress, d’écouter les préoccupations des salariés, de s’identifier à leurs luttes et de leur demander comment ils vont. Une simple question, telle que « Avez-vous pu prendre vos marques en télétravail ? », vous permettra d’amorcer la discussion avec les salariés et de mesurer leurs difficultés.

Certaines entreprises ont pris les devants et proposent à leurs salariés une écoute psychologique. La mise en place de ce soutien peut s’organiser avec la médecine du travail ou directement en faisant appel aux services d’un professionnel.

Si vous sentez que l’un de vos salariés est en grande difficulté, n’hésitez pas à contacter votre centre de médecine du travail.

Verbaliser les conseils qui suivent lors de vos échanges avec les salaries.

Ne sautez pas vos préparatifs matinaux en semaine. Réveillez-vous, prenez une douche et préparez-vous comme à l’accoutumée pour prendre votre poste.

Pour créer de bonnes conditions de réussite, il est important de se recréer un poste de travail à la maison, bien qu’il puisse être tentant de rester au lit ou de se diriger vers son canapé. Si vous n’avez pas de bureau, utilisez la table de votre salle à manger. En plus de vous donner l’impression d’être dans un « bureau », cela vous permet d’éviter les distractions tout en gardant une bonne posture.

Rester assis toute la journée n’est pas sain, même si vous êtes au bureau. Le fait de ne plus faire de trajet pour se rendre sur le lieu de travail réduit les déplacements physiques. Pour rester en mouvement, veillez à vous étirer et à faire quelques pas régulièrement. Vous pouvez également envisager d’alterner position assise et debout pour travailler.

Mettez à profit le temps gagné du fait de l’absence de trajets professionnels pour planifier une séance d’exercices physiques, ou profitez de l’heure du déjeuner pour faire une promenade et ne pas rester coincé à l’intérieur toute la journée.

Le confinement actuel ne doit pas vous empêcher d’ouvrir régulièrement vos fenêtres pour laisser entrer autant de lumière naturelle et d’air frais que possible, ni de prendre l’air – en respectant les directives du gouvernement.

Veillez à prendre des nouvelles de vos collègues et collaborateurs, comme vous le feriez au bureau. Outre la messagerie, la mise en place de points réguliers par téléphone ou par vidéoconférence est très bénéfique.

Si le travail à domicile peut sembler propice pour concilier emploi et gestion de la maison, il est plus facile que vous ne le pensez d’être distrait. Il n’y a rien de mal à prendre une petite pause, mais ne vous laissez pas distraire par les tâches ménagères si vous voulez rester concentré et productif.

Il en va de même pour d’autres tâches. Si vous devez normalement préparer vos repas ou vos collations à l’avance pour le bureau, faites-en de même à la maison afin de ne pas vous préoccuper de la cuisine. Il y a de fortes chances que vous ne regardiez pas non plus la télévision au travail, alors essayez de ne pas la laisser allumée, même s’il ne s’agit que d’un bruit de fond.

Avec la fermeture de toutes les écoles, universités, crèches, etc., il est difficile de travailler à la maison, et plus encore avec de jeunes enfants ou des bébés. Toutefois, avec de l’organisation, cela n’est pas impossible. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider.

Le confinement peut être l’occasion de solliciter l’aide d’un membre de la famille, qui peut s’installer chez vous et vous soulager en partie afin que vous puissiez optimiser vos temps de travail. Si vous êtes co-parent, vous pouvez alterner entre la surveillance des enfants et le travail. Lorsque vous travaillez, isolez-vous dans une pièce séparée pour que vos enfants ne vous dérangent pas.